Hvordan opprette en jobbplan
Gå til Ordre
Åpne en repterende ordre eller opprett en ny repterende ordre
Klikk + Opprett jobb-plan
Velg jobbmal og klikk opprett eller klikk Opprett uten mal
Jobbplanen blir nå lagt inn på ordren, og kommende jobber vil genereres automatisk ut fra frekvensen du setter.
Hva kan du legge inn og redigere i en jobbplan
Når du oppretter en jobbplan definerer du hvordan et gjentakende oppdrag skal utføres over tid. Her setter du både hvordan jobben beskrives, hvor ofte den skal gjentas, hvem som skal utføre den, og hvordan tids- og prisgrunnlag håndteres.
Tittel og beskrivelse
Gi jobbplanen en tydelig tittel som beskriver det faste oppdraget, for eksempel “Ukentlig rengjøring” eller “Månedlig vedlikehold”.
I arbeidsbeskrivelsen kan du forklare hva som normalt skal gjøres ved hvert besøk. Dette er informasjonen de ansatte kan se i appen, og kan senere justeres per enkeltjobb ved behov.
Tidspunkt og frekvens
Her bestemmer du hvor ofte jobben skal gjentas, og på hvilke dager.
Du velger:
Frekvens (f.eks. ukentlig, hver 2. uke, månedlig osv.)
Oppstart for iverksettelse av jobbplan
Om planen skal ha en sluttdato, eller fortsette løpende
Starttid og estimert varighet for hver jobb
Du bestemmer også hvor mange jobber som skal opprettes frem i tid.
Når en jobb gjennomføres eller datoen har passert, oppretter systemet automatisk den neste, slik at kalenderen alltid er oppdatert.
Ordrelinjer for jobbplan
Hvis hver enkelt jobb skal faktureres per gang (f.eks. fast pris per oppdrag eller timepris per besøk), legger du ordrelinjene inn her.
Dette gjør at hver jobb kan faktureres direkte basert på faktisk arbeid.
Hvis oppdraget faktureres til fast månedlig pris, lar du jobbplanens linjer stå tomme og legger prisene i stedet inn på fakturaplanen på ordren.
Jobbnotater
Dette er interne instruksjoner til ansatte som ikke vises til kunden. For eksempel nøkkelkoder, tilgang, rutiner eller kundepreferanser. Notatene følger alle jobber som opprettes via planen.
Ansatte og ressurser
Velg hvem som normalt skal utføre jobben.
Du kan tildele en eller flere faste ansatte, eller la planlagte jobber stå åpne dersom ansatte varierer. Ressurser som bil eller utstyr kan også knyttes her.
Sjekklister
Knytt sjekklister til jobben for kvalitetssikring og dokumentasjon når jobben utføres. Du kan velge å legge til en standard sjekkliste fra sjekklistemaler eller lage egne bare for denne jobbplanen.
Vedlegg
Last opp bilder, PDF-er eller andre filer som trengs for jobbene. Kan gjøres tilgjengelige for ansatte via app eller synlig for kunden via kundeportalen.
Adresse
Stedet jobbene skal utføres. Kan endres fra kundens standardadresse ved behov.
Kundepåminnelser
Du kan aktivere automatiske påminnelser på SMS eller e-post før jobbene utføres.
Tidsregistrering
Du kan bruke selskapets globale timeføringsoppsett, eller overstyre det for denne jobbplanen.
Her kan du velge:
Aktivitet (f.eks. arbeidstid, transport, service)
Registrering av faktisk ført tid
Automatisk registrering av transporttid
Om pause skal automatisk trekkes fra
Endre jobber i en jobbplan
Når du har satt opp jobbplanen, opprettes kommende jobber automatisk basert på frekvensen du har valgt. Systemet holder kalenderen oppdatert ved å alltid ligge et antall jobber frem i tid.
Hvis du ønsker å endre noe for alle fremtidige jobber, gjør du endringen direkte på jobbplanen.Da oppdateres planen, og alle nye jobber som opprettes vil følge de nye innstillingene.
Hvis du derimot kun ønsker å endre én enkelt jobb, uten å påvirke de andre, kan du gå til fanen “Jobber” i j og åpne den jobben du vil justere. Her kan du f.eks. endre dato, ansatte eller arbeidsbeskrivelse kun for den ene jobben – uten at jobbplanen endres.